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Arbeitszeugnis erstellen – Tipps und Vorlage

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Arbeitszeugnis erstellen – Tipps und Vorlage

Ein Arbeitszeugnis wird in der Regel von einem Arbeitgeber im Namen eines Arbeitnehmers verfasst, der sich um eine andere Stelle bewirbt. Dieses Schreiben kann sehr nützlich sein, wenn es darum geht, einem Bewerber zu helfen, eine bestimmte Stelle zu bekommen. Für die Person, die das Schreiben verfasst, ist es wichtig zu wissen, ob sich die Empfehlung auf eine bestimmte offene Stelle bezieht oder ob es sich um ein allgemeines Empfehlungsschreiben handelt, das bei der Stellensuche verwendet werden soll.

Mit einem Arbeitszeugnis erhalten Arbeitgeber einen Bericht eines Dritten (Arbeitgebers) über die persönlichen Eigenschaften und Charakterzüge eines Bewerbers. Während in Bewerbungsunterlagen wie dem Lebenslauf die beruflichen Qualifikationen hervorgehoben werden, konzentriert sich das Arbeitszeugnis auf die Eigenschaften, die jemandem zu einer guten Leistung im Beruf verhelfen. Die folgenden Tipps und Vorlagen helfen Ihnen bei der Auswahl der Person, die Sie um ein Empfehlungsschreiben bitten möchten, oder bei der Erstellung eines nützlichen Empfehlungsschreibens für eine andere Person.


Was ist überhaupt ein Arbeitszeugnis?

Wenn sich ein Arbeitnehmer um eine neue Stelle bewirbt, muss er möglicherweise einen früheren Arbeitgeber um ein professionelles Arbeitszeugnis bitten, das er zusammen mit seiner Bewerbung und seinem Lebenslauf einreichen kann. Ein Arbeitszeugnis informiert den potenziellen Arbeitgeber darüber, warum sie für eine Stelle geeignet sind und erleichtert das Recruiting.
Arbeitnehmer können Arbeitszeugnisse auch für andere Zwecke verwenden. Manchmal stellen sie Arbeitszeugnisse auf ihre persönlichen Websites, damit Personalverantwortliche sie einsehen können. Sie können sie auch als Teil ihres Portfolios aufbewahren.
Wenn sich ein Arbeitnehmer um eine Hypothek oder eine Wohnung bewirbt, benötigt er möglicherweise ein Arbeitszeugnis. Diese Schreiben enthalten die Berufsbezeichnung des Mitarbeiters, die Beschäftigungsdaten und manchmal auch Angaben zum Gehalt. Die Banken verwenden diese Schreiben, um die Fähigkeit des Arbeitnehmers zur Rückzahlung eines Kredits oder zur Zahlung der Miete zu beurteilen.


Wie erstellt man am besten ein Arbeitszeugnis?

Wenn Sie jemand um ein Empfehlungsschreiben bittet, überlegen Sie zunächst, ob Sie tatsächlich eine gute Empfehlung abgeben können. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie die Person ohne weiteres empfehlen können, lehnen Sie das Empfehlungsschreiben lieber höflich ab, als dass Sie gezwungen sind, zu lügen (oder negative Kommentare abzugeben, die die Chancen der anderen Person ruinieren).

Wenn Sie sicher sind, dass Sie ein positives Empfehlungsschreiben verfassen können, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wie erstellt man ein Arbeitszeugnis?
Wie erstellt man am besten ein Arbeitszeugnis?

1. Frischen Sie Ihr Gedächtnis über die Person auf. Erkundigen Sie sich zum Beispiel bei der Personalabteilung, wie die genaue Bezeichnung der Person lautete, als sie in Ihrem Team arbeitete und wie lange sie dort blieb. Konsultieren Sie Ihre eigenen Unterlagen, um zu sehen, ob es nützliche Notizen über die Person gibt.


2. Schreiben Sie zwei bis drei Eigenschaften auf, die diese Person charakterisieren. Wenn Ihnen konkrete Beispiele einfallen, die diese Qualitäten belegen, sollten Sie auch diese in Ihr Referenzschreiben aufnehmen.


3. Denken Sie an bestimmte Erfahrungen, die Sie mit dieser Person gemacht haben. Vor allem an Fälle, in denen die Person eine positive Einstellung oder Kenntnisse gezeigt hat. Fügen Sie nach Möglichkeit ein Beispiel in Ihr Schreiben ein.


4. Verwenden Sie unsere Vorlage für Arbeitszeugnis, um Ihr eigenes Empfehlungsschreiben zu gestalten.

Auf jeden Fall müssen Sie vielleicht eine halbe Stunde oder so aufwenden, um ein gutes Empfehlungsschreiben zu verfassen, aber wenn Sie gute Dinge zu sagen haben, ist diese Person es wert.


Tipps zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses

Im Folgenden finden Sie drei Tipps, die Sie beim Verfassen eines Arbeitszeugnisses beachten sollten:

3 Tipps zur Erstellung von Arbeitszeugnissen
Drei Tipps zur Erstellung von Arbeitszeugnissen

Seien Sie von dem Mitarbeiter überzeugt
Das Verfassen eines Referenzschreibens ist eine wichtige Bestätigung. Bevor Sie sich bereit erklären, ein Arbeitszeugnis für einen Mitarbeiter zu schreiben, sollten Sie sich vergewissern, dass der Mitarbeiter für die Stelle geeignet ist. Informieren Sie sich über die Funktion oder den Studiengang. Wenn Sie nicht genug über den Mitarbeiter wissen, um das Schreiben zu verfassen, informieren Sie ihn so schnell wie möglich, damit der Mitarbeiter eine Referenz von einer anderen Person erhalten kann, die vertrauensvoll in seinem Namen schreiben kann.

Fügen Sie Informationen zur Stellenbeschreibung hinzu
Bitten Sie den Mitarbeiter um die Stellenbeschreibung oder um Einzelheiten über das Programm oder die Organisation, damit Sie ein maßgeschneidertes Schreiben verfassen können. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Fähigkeiten und Qualifikationen für den Personalverantwortlichen ansprechen. Wenn Sie die Stellenbeschreibung nicht zur Hand haben, beschreiben Sie die Fähigkeiten und Fertigkeiten, die Sie bei der Arbeit des Mitarbeiters gesehen haben.

Seien Sie konkret mit Beispielen
Es ist effektiver, sich auf konkrete Beispiele zu beziehen, als Fähigkeiten aufzulisten. Anstatt zu schreiben: "Sie helfen anderen Mitarbeitern immer", schreiben Sie: "Letzte Woche haben sie einem Mitarbeiter geholfen, die Bedienung unseres digitalen Ablagesystems zu erlernen, was über ihre vorgeschriebenen Aufgaben hinausging." Der Empfänger wird einen viel klareren Blick auf das Potenzial des Mitarbeiters haben.


Die FiveTeams Vorlage für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses

Ein professionelles Empfehlungsschreiben folgt im Allgemeinen dem Standardformat für Geschäftsbriefe und sollte eine Seite füllen. Das Format für Geschäftsbriefe erfordert einen Briefkopf, der den Namen, den Titel und die Kontaktinformationen des Verfassers, das Datum und den Namen, den Titel und die Kontaktinformationen des Empfängers enthält. Ist der Brief für den allgemeinen Gebrauch bestimmt, sollte der Verfasser auf die Angabe des Empfängers verzichten und als Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren" verwenden. Nach dem Briefkopf und der Anrede beginnt das allgemeine Format mit einer Einleitung, gefolgt von einem oder mehreren Absätzen und endet mit einem Schluss und einer Einladung zur weiteren Kontaktaufnahme.


Vorlage für ein Arbeitszeugnis


Sehr geehrter [Name des Empfängers],

[Intro: Bietet einen Kontext, warum Sie den Brief schreiben]

[Hauptabsatz: Enthält den Hintergrund des Bewerbers. Beschreiben Sie die Zeit, in der sie für den Arbeitnehmer gearbeitet haben]

[Hauptteil: Enthält Beispiele für die entwickelten relevanten Fähigkeiten]

[Hauptteil: Enthält spezifische Beispiele für die Leistungen des Mitarbeiters]

[Schlusswort: Fasst die Absicht des Schreibens zusammen]

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Kontaktinformationen]

Beispiel für ein Arbeitszeugnis


Sehr geehrte Frau Schlüchtermann,


ich schreibe Ihnen heute, um Thomas Weinert für die Position des Payroll Managers in Ihrem Unternehmen, der Schlüchtermann GmbH, zu empfehlen.

Thomas arbeitete als Lohnbuchhalter bei FiveTeams, wo ich zwischen 2012 und 2019 als Manager tätig war. Als ich mit Thomas zusammenarbeitete, war er Lohnbuchhalter und ich war sein direkter Vorgesetzter. Ich habe direkt mit ihm zusammengearbeitet, um sicherzustellen, dass die Gehaltsabrechnung schnell und genau durchgeführt wird. Während dieser Zeit zeigte er die für den Job erforderlichen Fähigkeiten und Einstellungen.

Zu Thomas Aufgaben gehörten die Berechnung der Lohnsteuer, die Bearbeitung der Lohnabrechnung für mehr als 100 Mitarbeiter und die Aktualisierung der Mitarbeiterdaten. Im Laufe der Jahre entwickelte und perfektionierte Thomas die für diese Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten.

Als Thomas mein Angestellter war, übernahm er die Digitalisierung unserer Lohn- und Gehaltsabrechnungen und leitete das Projekt in seiner Gesamtheit. Seine Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, zu bestimmen, was getan werden muss, und danach zu handeln, wäre für jede Position im Bereich der Lohnbuchhaltung eine wertvolle Bereicherung. Deshalb empfehle ich Thomas gerne für diese Stelle.

Viele Grüße
Lukas Koch
+49 123 456 789
lukas@fiveteams.com


Fazit: so erstellen Sie ein Arbeitszeugnis

  • Konkretisieren Sie es. Geben Sie in ein oder zwei Sätzen den Kontext zu jedem Ihrer Beispiele an.
  • Seien Sie flexibel. Verwenden Sie unsere Vorlage als Leitfaden, aber schreiben Sie in Ihrer eigenen Stimme und sagen Sie, was Sie für wichtig halten.
  • Seien Sie ehrlich. Ihr ehemaliger Mitarbeiter oder Kollege wird möglicherweise zu den von Ihnen angeführten Beispielen befragt werden. Beschönigen Sie nicht, um sie gut aussehen zu lassen, denn das könnte irgendwann herauskommen.
  • Seien Sie spezifisch, wenn Sie können. Wenn Sie Informationen über die Stelle oder das Programm haben, auf das sich der Mitarbeiter bewirbt, können Sie Ihr Schreiben auf die spezifischen Anforderungen abstimmen. Wenn Sie z. B. wissen, dass für diese Stelle Führungsqualitäten erforderlich sind, nennen Sie entsprechende Beispiele.

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